„Die beste Methode, um Informationen zu bekommen, ist die, selbst welche zu geben.“ Niccoló Machiavelli

Der Erfolg eines Unternehmens steht in direktem Zusammenhang mit seinem Umgang mit der Ressource Information, insbesondere mit externen Informationen. Und dennoch erleben Sie in Verhandlungen eine Aneinanderreihung von Aussagen wie: „Ich weiß nicht, ob dies für Sie relevant ist.“ Ihnen fehlen Informationen. Das kann passieren. Zu oft sind fehlende externe Informationen darin begründet, dass Sie Ihren Gesprächspartnern zu wenig Aufmerksamkeit schenken. Externe Informationen wird die notwendige Bedeutung abgesprochen.

Externe Informationen – Sie können gar nicht genug wissen

Hier einige typische Beispiele aus Gesprächen, die ich verfolgen durfte oder musste.

  • Der Gesprächspartner bietet in der Verhandlung unerwartet ein Mehr an Möglichkeiten, und Sie sind nicht darauf vorbereitet. Fatal. Eine solche Situation darf für Sie nicht unerwartet sein.
  • Ihr Kunde entwickelt neue Technologien oder Verfahrensweisen, von denen Sie nichts wussten. Diese Neuerungen erfordern für den Fortschritt der Verhandlung die Anwesenheit eines Kollegen.
  • Ihnen fehlt die Information, welcher Wettbewerber bei Ihrem Verhandlungspartner bereits tätig ist. Ihnen fehlt damit eine wichtige Information für Ihre Argumentation.
  • Ihre Marktkenntnisse sind nicht umfangreich genug. Ihr Ansprechpartner konfrontiert Sie beispielsweise mit Gerüchten aus dem Markt und Sie wissen nicht, wie Sie sich verhalten sollen.
  • Sie haben ihre Argumentation auf Informationen aufgebaut, die längst überholt sind.
  • An Ihren Gesprächen nimmt eine Person teil, die aus einem anderen Unternehmensbereich ist, und Sie wissen nicht, wie die dortige Situation ist oder welche Bedeutung dieser Unternehmensbereich für das Gesamtunternehmen hat.
  • Ihnen fehlen Informationen über die Entwicklungen des Unternehmens und Sie können sich damit nicht als Dienstleister für die Zukunft positionieren.
  • Sie wissen wenig bis gar nichts über ihre Gesprächspartner und haben keine Ahnung wie Sie einen vernünftigen Smalltalk gestalten sollen.

Externe Informationen – Das Fehlen hat viele Gründe

Die Gründe, aus denen diese Informationen fehlen, sind unterschiedlich. Es beginnt bei den Verhandlungsführern selbst, die sich als unschlagbar ansehen oder sich zum Beispiel beim Aufbereiten von Informationen langweilen. Andere wiederum haben eine derartige Vorbereitung noch nie in einer solchen Tiefe durchgeführt und wissen gar nicht, welche Vorteile sie dadurch haben können. Wiederum anderen Verhandlungsführern fehlt ein roter Faden, der ihnen hilft, möglichst wenige der relevanten Informationen zu vergessen. Bei der strukturierten Vorbereitung der externen Informationen, also aller Informationen über Ihre Verhandlungspartner, den Markt etc. kann Ihnen ein spezielles Modell weiterhelfen: die „Vertriebszwiebel“.

Externe Informationen – Seien sie einmal ehrlich zu sich selbst

„Zu wissen, was man weiß, und zu wissen, was man tut, das ist Wissen.“ Konfuzius

Wenn Sie Ihre letzten Verhandlungen reflektieren: Was wussten Sie über die andere Gesprächspartei der Verhandlung? Das Informationsmaterial ist meist sehr spärlich. Oftmals sind es nur Zahlenfriedhöfe, weil der Kunde vor 15 Jahren schon einmal Kunde war, oder Sie haben Teile des letzten Jahresberichts ausgedruckt. Sprechen Sie Ihre sogenannten „Vertriebsprofis“ auf dieses Thema an, bekommen Sie häufig Sätze zu hören wie: „Das habe ich alles im Kopf“, „Da konnte man nichts finden“, oder: „Ich lasse mich überraschen, ist ja doch immer das Gleiche.“ Vielleicht funktionieren Kundentermine so, wenn Sie im stationären Handel oder an der Haustür tätig sind. Im B2B-Geschäft braucht es aber mehr. Versuchen Sie doch im Hinblick auf den nächsten Termin, folgende Fragen zu beantworten:

  • Was wissen Sie über Ihre Gesprächspartner vor Ort?
  • Was gibt es für aktuelle Themen in der Business Unit, in der Sie den Termin haben?
  • Welche aktuellen Meldungen gibt es zum Unternehmen?
  • Welche Cross-Selling-Potenziale gibt es in andere Business Units oder Tochtergesellschaften?
  • Zu welchem Konzern oder zu welcher Gruppe gehört das Unternehmen?
  • Welche Tendenzen und Gerüchte gibt es aktuell im Markt?

Und ganz zum Schluss noch eine letzte Frage. Angenommen, Sie wären Ihr Gesprächspartner und hätten genau diese Fragen gestellt und genau die Antworten erhalten, die Sie selbst gerade gegeben haben. Wie würden Sie sich dann selbst als Vertriebsmitarbeiter bewerten und wie gerne würden Sie sich mit einem solchen Vertriebsmitarbeiter über eine Zusammenarbeit austauschen? Die Antwort lautet in 99 % der Fälle: „Er hat sich nicht mit mir beschäftigt“, „Ich bin einer von vielen potenziellen Kunden“, oder: „Ich war es ihm nicht Wert, sich gründlich über mich zu informieren.“ Genau dieses Bild können Sie sich als Vertriebsprofi nicht leisten. Vielleicht gehen Sie die Vorbereitung viel entspannter an, wenn Sie ein wenig Hilfestellung haben. Mit ein wenig Struktur ist das ganz einfach.

Externe Informationen – Struktur durch die Vertriebszwiebel

Vertriebszwiebel deshalb, weil es sich um ein Schalenmodell handelt. Ähnlich dem Schalenmodell in der Chemie oder eben einer aufgeschnittenen Zwiebel mit ihren Schalen. Kein Grund zum Weinen. Die Schichten folgen einer simplen Methode. Sie beginnen beim Nukleus aller Gespräche, bei den Gesprächspartnern. Danach vergrößert sich der Radius der Informationsbeschaffung einfach immer weiter. Nach dem Ansprechpartner dreht sich alles um die Business Unit, mit der Sie verhandeln. Die nächstgrößeren Einheiten sind das Gesamtunternehmen und die übergeordnete Konzernstruktur. Je nach Kundensituation sind die Schalen Business Unit, Unternehmen und Konzern nicht immer vorhanden. Gut für Sie, dann müssen Sie weniger vorbereiten. Die äußerste Schale ist die Branche bzw. der Markt. Wie können Sie die berühmten „Gespräche auf Augenhöhe“ fordern, wenn Sie mangels Branchen- und Marktkenntnissen gar kein gleichwertiger Gesprächspartner sind? Sicher, das klingt nach viel Vorbereitungsarbeit, und das ist es in vielen Fällen auch. Für Sie liegt aber darin der Grundstein für erfolgreichere Erstkontakte und auch für Bestandskunden. Lesen Sie dazu hier.

Externe Informationen – Der Ansprechpartner in der Vertriebszwiebel

Welchen Werdegang haben Ihre Ansprechpartner? Vielleicht haben Sie schon gemeinsam in einem Unternehmen gearbeitet und wissen es noch gar nicht. Gemeinsamkeiten verbinden. Sie verschenken die Möglichkeit, gemeinsam über alte Zeiten zu philosophieren. So etwas hat schon oft zu fruchtbaren Gesprächen zwischen ehemaligen Kollegen geführt. Vielleicht gibt es auch auf einer sozialen Plattform einen gemeinsamen Bekannten, der Ihnen ein gutes Entree verschaffen kann. Verbindendes Element können auch Hobbys sein. Wie sehen Ihre Ansprechpartner aus? Sie können punkten, zum Beispiel indem Sie die Person bereits am Empfang erkennen, bevor diese Sie erkennt. Vielleicht können Sie auch anhand von Bildern vorab erkennen, wie Sie die Person mit hoher Wahrscheinlichkeit in ein Typenmodell einordnen können.

Externe Informationen – Die Business Unit in der Vertriebszwiebel

Welche Produkte und Leistungen sind in der Business Unit anhängig. mit der Sie verhandeln? Welche neuen Entwicklungen verfolgt diese Business Unit gerade oder wie ist der Stellenwert im Gesamtunternehmen? Organigramme und Kenntnisse über Entscheidungswege sind immer von Vorteil. Sie sollten wissen, welche Positionen die Gesprächspartner besitzen und welche Rolle sie in der Verhandlung einnehmen. Wer ist Entscheider, wer ist Verhandlungsführer, wer ist Befürworter und wer ist Bremser in der Entscheidung? Nehmen Sie einen bewussten Perspektivwechsel vor. Was könnte Ihre Verhandlungspartner am meisten in der Verhandlung interessieren? Wie werden sie auf Ihr Angebot reagieren? Was werden sie entgegnen, um das eigene Angebot besser zu positionieren? Wie könnten Sie darauf reagieren? Es ist natürlich auch wichtig, etwas über bisherige Dienstleister etc. zu wissen.

Externe Informationen – Das Unternehmen in der Vertriebszwiebel

Wie ist die Business Unit mit anderen Units verknüpft? Wo gibt es Synergien und wo können Sie Cross-Selling-Ansätze nutzen? Was sagen der aktuelle Geschäftsbericht und die Pressemitteilungen der letzten Monate aus? In einigen Branchen, zum Beispiel Pharmazie, ist es höchst interessant, welche Marken- oder Patentanmeldungen dieses Unternehmen in den letzten Monaten vorgenommen hat. Wie agiert dieses Unternehmen im Hinblick auf den Einkaufsprozess? Erfolgen Entscheidungen regional oder zentral? Ist ein Buying Center involviert? In dieser Schale der Vertriebszwiebel können Sie sich richtig austoben.

Externe Informationen – Der Konzern in der Vertriebszwiebel

Beim Thema Konzern sollten Ihnen zwei Namen ein prägendes Beispiel sein: Unilever und Procter & Gamble. Auf die Frage, welche Unternehmen zu diesen Konzernen gehören, wird gerne mit einem vielsagenden Augenrollen reagiert, weil alle wissen, dass es sich um eine Vielzahl von Firmen handelt; Tendenz steigend. Wenn Sie also wissen, dass Sie bereits ein Unternehmen aus einem solchen Konglomerat als Kunden haben, dann ist es für Sie ein Leichtes, auf die bereits bestehende Zusammenarbeit im Konzern zu verweisen. Das öffnet Türen und kann in den Verhandlungen mögliche Lösungsräume eröffnen.

Externe Informationen – Die Branche und der Markt in der Vertriebszwiebel

Über welche Fusionen diskutiert die Branche? Welche Gerüchte bestehen hinsichtlich Unternehmensverkäufen? Wie beeinflussen gesetzliche Veränderungen die Aktivitäten der Branche? Was hat sich sonst geändert? Daraus folgt: Sie zeigen, dass Sie im Markt sind. Und zugleich haben Sie schon ein Thema für Ihren Smalltalk.

Ihnen scheint das zu viel Aufwand zu sein? Machen Sie die Intensität der Vorbereitung abhängig vom Potenzial des jeweiligen Gesprächstermins. Sollten Sie über die Kapazitäten für derartige Recherchen nicht verfügen, können Sie sich für die Beobachtung von Konzernen und großer Unternehmen alternativ auch sogenannter Informationsbroker bedienen, z.B. bei infobroker.de.

Mehr zu diesem Thema hier.

Dr. Frank Przybylski

CEO | Ghost Negotiator | Speaker bei DVAK Deutsche Vertriebs Akademie GmbH
Dr. Frank Przybylski