„Immer ist der Erfolg von der entsprechenden Vorbereitung abhängig.“ Konfuzius

Wenn Sie im Kollegenkreis über die Vorbereitung Ihrer Verhandlungen sprechen, sprechen Sie überwiegend über Informationen, die nach außen gerichtet sind. Es geht um Informationen über den Kunden, seine Umsätze, die Struktur und ähnliche Themen. Meist fehlt die Sichtweise nach innen. Welche relevanten Informationen müssen bei Ihnen und Ihrem Team vorliegen, damit Sie gut verhandeln können? Meist mehr, als Sie im ersten Moment denken.

Interne Informationen – Daten und Kennzahlen, die Sie wissen sollten

„Weniges wissen wir wirklich.“ Luc de Clapiers

Betriebswirtschaftliche Aspekte

  • die Kunden- oder Kontakthistorie
  • Das Preisgefüge im Marktsegment
  • Mögliche Business Cases zur Untermauerung Ihrer Argumentation
  • Das Ziel Ihrer Verhandlung
  • Das Mandat für diese Verhandlung
  • Welche Stellschrauben oder Parameter stehen Ihnen als Verhandlungspositionen zur Verfügung?
  • Wie weit dürfen Sie in den jeweiligen Parametern gehen und ab wann gilt es, andere Personen für eine Entscheidung zu involvieren?
  • Wann gilt es, aus der Verhandlung auszusteigen?

Diese Auflistung können Sie gerne um die spezielle Situation in Ihrem Unternehmenskontext ergänzen. Vielleicht fragen Sie einfach mal Ihre Kollegen im Vertrieb, ob sie sich der Auswirkungen von Rabatten und Skonti bewusst sind. Wie sehr verändert sich, je nach Marge, der Gewinn des Deals, wenn Sie mit Rabatten um sich werfen? Hierzu gibt es interessante Tabellen, wieviel mehr Umsatz Sie generieren müssen, um die Ausgelobten Goodies zu kompensieren. Aber Betriebswirtschaft ist nicht alles an notwendigen Informationen.

Interne Informationen – Personen, Verhalten und psychologische Aufbereitung

Ihre interne Informationspolitik umfasst auf der einen Seite betriebswirtschaftliche Komponenten, auf der anderen Seite diverse prozedurale Komponenten. Zu diesen prozeduralen Aspekten gehören zum Beispiel:

Die Zusammensetzung des eigenen Teams:

  • Wer muss aufgrund der Verhandlungsinhalte an der Verhandlung teilnehmen?
  • Wer erhält welche Zuständigkeiten in der Verhandlung?
  • Wie wollen Sie während der Verhandlung miteinander kommunizieren?
  • Gibt es geheime Signale? Wenn ja, welche?
  • Wer übernimmt welche Rolle in der Verhandlung und wie übergeben Sie Aspekte innerhalb des Teams?
  • Wie wollen Sie vorgehen, wenn jemand aus dem Team nicht weiterkommt oder sich gerne in die Verhandlung einbringen möchte?
  • Wie verhalten Sie sich als Team, wenn Ihre Gesprächspartner mit unlauteren Methoden arbeiten?

Die Verhandlungsstrategie:

  • Mit welcher Strategie wollen Sie in die Verhandlung einsteigen?
  • Wie wollen Sie sich verhalten, um diese Strategie zu untermauern?
  • Welches Verhalten ist im Kontext der angepeilten Strategie kontraproduktiv und soll daher unterbleiben?

Aufbereitung Ihrer Informationen für Ihre Verhandlungspartner in einer gehirnoptimierten Version:

  • Ansprache aller fünf Sinne
  • Ansprache aller wesentlichen Kommunikationstypen, wenn Sie ohne Kenntnis der an der Verhandlung beteiligten Kommunikationstypen sind
  • Wenn möglich: Demo oder Sample bereithalten
  • Personalisierung von Unterlagen

Sie werden sagen: „Der ganze Aufwand im Vorfeld für eine Verhandlung?“ Sicher sollten Sie hierbei mit einem gesunden Augenmaß agieren. Dennoch. Insbesondere zahlenbasierte Parameter bleiben Ihre Herausforderung.

Informationen bedeutet Zahlen, Zahlen, Zahlen – Möglichst viele, möglichst gut aufbereitet

Verhandlungen bedeuten, auch wenn Sie dies vielleicht anders sehen: Stress. Unter Stress können Sie schlechter denken, und eines ist ganz besonders schwierig: Rechnen. Es ist daher ratsam, dass Sie Informationen vorher aufbereiten. Erledigen Sie jede Form von notwendigen Rechenaufgaben bereits im Vorfeld. In der Verhandlung fehlt die Zeit. Sie machen mehr Fehler oder haben sogar einen Blackout. Skonto, Rabatte, Volumenpreis versus Stückpreise oder die Auswirkungen eines verlängerten Zahlungsziels gehen meist weit über die vier Grundrechenarten hinaus. Bereiten Sie alle Informationen vorab auf. Bedienen Sie sich entsprechender Tabellen, um jederzeit genau über die Auswirkungen Ihrer aktuellen Verhandlungssituation im Bilde zu sein.

Informationen bereit zu halten, ist der Schlüsselfaktor eines gelebten Vertriebs

„Wahres Wissen ist Wissen, das auf die Ursachen zurückgeht.“ Sir Francis von Verulam Bacon

Sofern Sie in Ihrem Unternehmen das Mandat für eine Verhandlung besitzen, haben Sie in den meisten Fällen auch die notwendige Unterstützung bei der Erstellung relevanter Informationen. Es stehen Ihnen Informationen aus dem Vertriebscontrolling, der Marktforschung oder auch dem Marketing zur Verfügung. In der Praxis endet hier meist die Vorbereitung, weil weitergehende Informationen nur schwer erhältlich oder gar nicht verfügbar sind. Im Vertrieb herrscht häufig noch das Prinzip des Inselwissens. Inselwissen bedeutet, dass irgendwo auf einer einsamen Insel innerhalb des Unternehmens Informationen vorliegen, von denen niemand sonst im Unternehmen weiß, dass es sie gibt. Auf solchen Inseln gibt es auch meist einen Inselherrscher, der nur ungern Neue auf seiner Insel duldet und sein Wissen schon gar nicht teilen möchte.

Informationen haben einen Feind: Schlecht gepflegte CRM-Systeme

Diese Zahlen sind aber nur ein Teil der wichtigen Informationen. Für Sie ist für den Verhandlungsprozess mindestens genauso wichtig, welche Erfahrungen Ihr Unternehmen in vergangenen Verhandlungen mit diesen Verhandlungspartnern gemacht hat. Diese Informationen stehen Ihnen heutzutage sehr oft in entsprechenden CRM-Systemen zur Verfügung. Die dortigen, hoffentlich lückenlosen Informationen sollten Ihnen neben den Zahlen auch umfangreiche Informationen zum Verhandlungsprozess bieten. Dabei ist es zunehmend wichtig, diese Daten in Bezug auf die aktuellen Datenschutzrichtlinien einzuordnen. Seien Sie vorsichtig mit allen personenbezogenen Daten in Ihrem CRM-System. Bestandskunden haben vielleicht eine jahrelange Historie. In dieser Zeit wechseln jedoch die Ansprechpartner, auch in Ihrem Unternehmen. Finden Sie also den Eintrag anderer Kollegen, setzen Sie sich bitte unbedingt mit diesen in Verbindung und versuchen Sie, so viel wie möglich über die Verhandlungsweise Ihrer Verhandlungspartner zu erfahren. Sie wissen nie, welche Information Ihnen den entscheidenden Vorteil in der Verhandlung bietet. Sollte Ihnen dieser Aufwand zu groß erscheinen, dann versuchen Sie, sich folgende Situation vorzustellen: Sie berichten in der Kantine von einer fehlgeschlagenen Verhandlung, und einer der Tischnachbarn sagt Ihnen: „Wenn Du mich gefragt hättest, dann hätte ich Dir sagen können, dass Herr X in Verhandlungen gerne …“ Schade – diese Information hätte der entscheidende Tipp sein können. Also disziplinieren Sie sich selbst, eine umfangreiche interne Vorbereitung zu praktizieren. Und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Dokumentieren Sie Besuche, Telefonate und E-Mails für spätere Einsatzfälle. Das ist gelebter Vertrieb.

Sie wollen mehr zu diesem Thema wissen: Dann schauen Sie hier.

Dr. Frank Przybylski

CEO | Ghost Negotiator | Speaker bei DVAK Deutsche Vertriebs Akademie GmbH
Dr. Frank Przybylski